Hva gjør en sekretær
En Sekretær er en ”Management Support Professional” dvs at han eller hun yter støtten som lederne og mellomlederne i bedriften eller organisasjonen trenger for å kunne fungere best mulig i jobbene sine. En sekretær er en viktig lagspiller. Han/hun sørger for å utføre de mange store og små administrative oppgaver som er nødvendig for at avdelingen fungerer på en smidig måte, slik at de øvrige medarbeiderne kan yte optimalt.
Sekretærfunksjonen har mange betegnelser: administrasjonssekretær, salgssekretær, kontorsekretær, markedssekretær, prosjektsekretær, administrasjonskonsulent, administrasjonsassistent, lederassistent, Management Assistant, PA, sjefssekretær
For å vise bredden og variasjon i yrket, har vi tatt med en knippe jobbeskrivelser fra typiske stilling-ledig annonser. Noen er mer detaljert enn andre, men til sammen gir de et godt bilde over bredden av oppgavene en sekretær/administrasjonskonsulent forventes å beherske:
Kontormedarbeider/sekretær til internasjonalt konsulentselskap
Resepsjonsoppgaver; Assistere konsulenter med ulike administrative oppgaver; Kontoroppgaver
Konsulent (kontorstøtte) for skadeforsikringsavdeling i FNO
Generelt kontorarbeid (telefontjeneste, møteroms- og lunsjbestillinger, diverse utsendelser, oppfølging av medlemmer); oppdatering av hjemmesider; oppdatering av databaser; tilrettelegging for kursvirksomhet; brukerstøttefunksjoner.
Kontorsekretær for FO Oslo/Akershus:
Varierte og allsidige oppgaver, bl.a. økonomihåndtering, kontering og regnskapsoppfølging; vedlikehold av nettsteder, arkiv og kontaktregistre
Prosjektsekretær for Statsbygg
Ansvar for administrative rutiner i seksjonen; Sekretær for byggeprosjektet Nytt Nasjonalmuseum med norske og utenlandske aktører; Praktisk administrasjon av prosjektet
Administrasjonsassistent WWF
Sentralbord, telefon; sortere innkommende post; ta imot besøkende; holde orden i resepsjonsområde og aviskroken; bilagsregistrering og avstemning regnskap; div. administrative oppgaver, scanning, kopiering; enkle oversetteroppgaver, oppdatering av diverse dokumenter og registrer/lister; registrering og arkivering av mediedekning; enkel IT-support, telefon- og videokonferanseassistanse.
Administrasjonssekretær, Vestfold
Assistere ved innkjøp, herunder innkjøp punching og mottaksregister; vedlikehold av dataregister; avlasting reklamasjonsbehandling og kundeservice; punching av ordre; avlaste sentralbord; forefallende arbeid i administrasjonen
Lederassistent Lysaker
Avlaste Divisjonsleder og avdelingsledere i en hektisk hverdag; bistå divisjonens Controller; oppfølging vedrørende kunngjøringer av forespørsler; koordinere og arrangere alle typer møter, mat/drikke, referatskriving; bestille flybilletter/hotell/bevertning etc.; bidra med informasjon og presentasjonsmateriell, primært i Power Point; utarbeidelse av faktaark/prosjektark og diverse markedsmateriell; korrekturlesing og redigering av rapporter, informasjon og presentasjonsmateriell ; bistå ved utarbeidelse av tilbud og administrativ prosjektstøtte; ajourhold av arkiv, rammeavtaler, kopiering, rekvisita etc; tilretteleggelse ved nyansettelser; trives med å utføre både de små og store oppgavene; behandle all informasjon konfidensielt og diskré; bistå marked/personal i en ressursgruppe
Som nevnt innledningsvis, kan sekretærfunksjonen ha mange betegnelser: bl.a. administrasjonssekretær, salgssekretær, kontorsekretær, markedssekretær, prosjektsekretær, administrasjonskonsulent, administrasjonsassistent, lederassistent, Management Assistant, PA, sjefssekretær. Andre spesialiseringer er advokatsekretær (se eget oppslag), helsesekretær, medisinsk sekretær
Personlige egenskaper - Sekretær
Det forventes at en sekretær/administrasjonskonsulent er positiv og fleksibel, utpreget service-minded, har evne til å arbeide selvstendig, er engasjert og problemløsende, er nøyaktig, har gode samarbeidsevner, og trives i en hektisk og krevende miljø. Videre er det nødvendig med gode datakunnskaper (tekstbehandling, regneark, databaser, internett og PowerPoint). Kunnskaper om regnskap, arkivering, innkjøp og reise- og møteplanlegging er som oftest også en fordel. Gode skriftlige kommunikasjonsevner på norsk og gjerne på engelsk er nesten alltid etterspurt.
Utdanning / kompetansekrav - Sekretær
Minstekrav er fullført videregående utdanning innen handels- eller kontorfag, eller fagbrev i handel og kontor. Mange sekretær/administrasjonskonsulentjobber krever utdanning utover videregående skole, og fagskoleutdanning innen sekretær er da en god start.
Studievalg.no - Relaterte studier til Sekretær
Jobbmuligheter - Sekretær
Begynner du som sekretær, kan du få utvide arbeidsområder på et høyere nivå eller du kan gå inn i mer spesialiserte stillinger i en bedrift f.eks innenfor HR, markedsføring, salg, regnskap eller administrasjon. Du kan også bli Sjefssekretær for Administrerende direktør, eller Lederassistent for andre i ledelsen.
KarriereStart.no - Temaside Sekretær
KarriereStart.no - Stillingsannonser Sekretær
KarriereStart.no - Arbeidsgivere Sekretær
Lønnsnivå - Sekretær
Begynnerlønn for en nyutdannet sekretær i 20-årene var i juni 2010 mellom kr 312 000 og kr 350 000, avhengig av evt. tidligere erfaring. Lønnsutvikling vil avhenge av personlige egenskaper og arbeidsinnsats, men en erfaren sjefssekretær i en ansvarlig og selvstendig stilling kan gjerne tjene rundt kr 500 000 eller mer.
Mer informasjon / linker
EUMA - European Management Assistants Norge
Takk til / Kilder
 |
 |
 |
|
|
